Zarządzanie projektami to obszar, który sprawia mi w pracy najwięcej radości. Lubię planować, organizować, koordynować i dopinać szczegóły na ostatni guzik. Dla jednego klienta robię newsletter, dla drugiego odświeżam stronę internetową, dla trzeciego przygotowuję automatyzacje. Rzucam się w wir pracy, aż w pewnym momencie zadania zaczynają się nawarstwiać, terminy nakładać, a gdzieś pojawia się ryzyko, o którym wczoraj jeszcze nie było mowy. Kiedyś taki stan wpędziłby mnie w panikę i ogólny chaos. Dziś już nie, bo działam inaczej. Moje sposoby na radzenie sobie w tej sytuacji nie są spektakularne, po prostu u mnie się sprawdzają i pozwalają mi nie zwariować przy prowadzeniu kilku projektów jednocześnie.
Być może Ty też jesteś teraz w momencie, w którym zarządzanie kilkoma projektami naraz stało się Twoją codziennością. I super! Z jednej strony to naturalny krok naprzód, bo więcej projektów i klientów daje większe możliwości rozwoju. Z drugiej strony jednak może pojawić się obawa, jak to wszystko ogarnąć, aby o niczym nie zapomnieć, każde zadanie zrealizować na czas i się przy tym nie wypalić.
Jak zaplanować jeden projekt krok po kroku, opisałam w artykule o efektywnym zarządzaniu projektami jako Business Managerka. A poniżej podzielę się czterema sposobami, dzięki którym mogę zarządzać kilkoma projektami naraz z poczuciem, że wszystko mam pod kontrolą.
1. Zarządzanie zadaniami w kilku projektach: zacznij od jednego centrum dowodzenia
W zarządzaniu projektami nie ma nic gorszego, niż brak jednego miejsca ze wszystkimi informacjami dotyczącymi projektów. Jedna wiadomość znajduje się w mailu, druga na komunikatorze, trzecia w notesie, a jeszcze inna na żółtej karteczce przyklejonej do monitora. Taki rozgardiasz potęguje wrażenie chaosu, nawet jeśli projekty idą do przodu.
Rozwiązanie na taką sytuację jest proste, ale wymaga dyscypliny i trochę pracy na starcie, wybierz jedno sprawdzone narzędzie i trzymaj w nim wszystkie projekty, niezależnie od klienta. Osobiście jestem fanką Notion, ale równie dobrze możesz skorzystać z Trello czy Asany.
Jak raz poświęcisz czas na porządną dokumentację harmonogramu projektu, kamieni milowych czy ryzyk, to za jakiś czas sobie podziękujesz 😉 A realizacja takiego projektu stanie się przyjemnością zamiast nieustannym gaszeniem pożarów. Dzięki temu dłużej nie będziesz musiała przełączać się między aplikacjami i szukać, co masz teraz zrobić.
2. Praca w systemie blokowym – jeden blok, jeden projekt
Zamiast skakać między projektami w ciągu dnia, przypisz każdemu z nich określony blok czasowy. Spójrz na wszystkie harmonogramy i ustal, że nad projektem A pracujesz w poniedziałki i czwartki do południa, a nad projektem B we wtorki i środy po południu. Dzięki temu unikniesz ciągłego przeskakiwania między tematami, co wymaga więcej energii, niż mogłoby się wydawać. Dodatkowo możesz przy tym wykorzystać metodę Pomodoro, o której pisałam tutaj, a która dobrze sprawdzi się w blokowym systemie pracy.
Jeśli korzystasz z elektronicznego kalendarza, przypisz konkretnym projektom kolory i oznaczaj nimi bloki pracy. Wówczas jeden rzut oka na kalendarz wystarczy, abyś wiedziała, czym w danym dniu czy tygodniu będziesz się zajmować, bez konieczności zaglądania do kilku różnych miejsc naraz.
3. Ustalanie priorytetów, bo nie każde zadanie jest „na już”
Nie każdy projekt w każdym tygodniu wymaga takiego samego zaangażowania z Twojej strony. Jego stopień będzie zależał od tego, w którym momencie akurat znajduje się projekt. Jeśli zbliża się deadline lub projekt wchodzi w decydujący etap, warto tam przekierować więcej Twojej uwagi. Pozostałe projekty mogą w tym czasie funkcjonować w trybie podtrzymującym, bez utraty jakości. Wystarczy, że raz czy dwa razy w tygodniu zrobisz krótki przegląd i upewnisz się, że nie wystąpiły żadne ryzyka i nic nie wymaga Twojej pilnej interwencji.
4. Asertywność i stawianie jasnych granic
Ten sposób może być najtrudniejszy do wdrożenia, ale bez niego wszystkie trzy poprzednie się rozsypią. Asertywność wobec klientów to umiejętność, która realnie pozwala Ci chronić Twój czas, a w dłuższej perspektywie motywację i jakość pracy.
W praktyce wygląda to tak: kiedy klient prosi o dodatkowe, pilne zadanie, masz dwie opcje. Możesz odmówić, jeśli nie masz przestrzeni, aby zająć się tym bez poświęcania innych projektów. Możesz też się zgodzić, ale wówczas warto jasno zakomunikować warunki tej zgody. Mówisz wprost: Ok, zrobię to teraz, ale w związku z tym zadanie, które pierwotnie miało być gotowe dziś, przesunie się na inny dzień.
Taka reakcja przenosi odpowiedzialność na klienta, który realnie widzi Twoje obłożenie – to nie konflikt. Dzięki temu nie bierzesz na siebie więcej, niż możesz zrobić, ale też nie zostawiasz klienta z poczuciem, że go zbywasz. Zaufaj mi, że klienci docenią szczerość. Jasne granice budują zaufanie, ponieważ klient wie, że zgadzasz się na coś, bo naprawdę masz na to czas i przestrzeń, a nie tylko z obowiązku, żeby za chwilę pracować pod (niepotrzebną) presją.
Podsumowanie
Zarządzanie kilkoma projektami jednocześnie nie polega na tym, aby robić więcej w tym samym czasie. Polega na tym, aby wiedzieć, gdzie znajdziesz wszystkie informacje, pracować w blokach, zamiast skakać między tematami, dobrze priorytetyzować zadania, oraz umieć powiedzieć klientowi wprost, jeśli nie masz przestrzeni na dodatkowe zadania. Te cztery sposoby połączone w cały system pracy dają spokój, który przekłada się na jakość pracy.
A Ty jak radzisz sobie z zarządzaniem kilkoma projektami w tym samym czasie? Chętnie się z nimi zapoznam i może wykorzystam któryś z nich w swojej pracy 😉 Podziel się swoimi sposobami, wysyłając maila na kontakt@businessmanagerka.pl lub wiadomość na Instagramie, gdzie znajdziesz różne ciekawostki ze świata BM.
Jeśli czujesz, że zarządzanie kilkoma projektami jednocześnie Cię przytłacza i chcesz poznać tajniki project managementu, zapisz się na listę oczekujących na kurs Business Managerka.
