Onboarding zakończony. Umowa podpisana, brief wypełniony, dostępy nadane. Proces jakoś działał, a teraz działa naprawdę dobrze – pisałam o tym w poprzednim wpisie.
Mija pierwszy miesiąc współpracy. Zaczyna się codzienna wymiana maili, szybkie ustalenia na Slacku, pliki przesyłane na WhatsAppie, bo akurat było szybciej. I nagle okazuje się, że znowu tracisz 20 minut na znalezienie jednej faktury albo notatki z rozmowy sprzed dwóch tygodni. U mnie to właśnie na tym etapie zaczęło się robić najtrudniej, nie przy samym wdrożeniu klienta, tylko chwilę później.
Odpowiedź na pytanie, jak tego uniknąć, jest prostsza niż się wydaje: potrzebujesz systemu zarządzania wiedzą o kliencie, w którym AI robi za Ciebie porządek na bieżąco, zamiast robić go raz na jakiś czas, gdy już wszystko się rozjedzie. Jeśli chcesz zobaczyć to na poziomie całego systemu pracy, sprawdź, jak efektywnie zarządzać projektami jako Business Managerka. Dobry onboarding to fundament. Ale żeby dom stał stabilnie, ktoś musi pilnować, co dzieje się w nim później. Przetestowałam kilka rozwiązań i trzy obszary sprawiały mi najwięcej kłopotu: notatki ze spotkań, pliki i maile. Do każdego znalazłam osobne, konkretne rozwiązanie.
Podsumowanie notatek ze spotkania AI zamiast przepisywania na kolanie
Klasyczny scenariusz: robisz odręczne notatki na spotkaniu, potem siadasz i przepisujesz je na komputerze, a połowa ustaleń i tak gdzieś ucieka. Zależy, jak bardzo rozgadany był klient i ile wątków naraz poruszyliście, ale zwykle wychodzi na to samo: masz ogólne wrażenie, co ustaliliście, i żadnego konkretu, do którego mogłabyś wrócić za tydzień.
Sama tak miałam po jednym z pierwszych spotkań z klientem: wróciłam z notatnikiem pełnym strzałek i dopisków na marginesie, a gdy usiadłam wieczorem, żeby to spisać, nie byłam już pewna, czy to ja miałam przygotować grafiki na przyszły tydzień, czy klient miał mi przesłać materiały. Zaczęłam szukać czegoś, co zdejmie ze mnie ten etap przepisywania, i tak trafiłam na narzędzia do transkrypcji i podsumowań, wbudowane już w Zoom czy Teams albo dostępne jako osobne aplikacje.
AI automatycznie generuje podsumowanie rozmowy i wyciąga z niej konkretne action points, czyli zadania do wykonania dla każdej ze stron:
- kto ma przesłać jaki materiał i do kiedy,
- jakie decyzje faktycznie zapadły, a co zostało otwarte,
- na jakie pytania klient jeszcze nie odpowiedział.
Nie muszę się już domyślać. Mam to spisane, z podziałem na osoby, zaraz po zakończeniu rozmowy.
Notion AI baza wiedzy klienta zamiast pięciu wersji tego samego pliku
Szukasz pliku „OFERTA_FINAL_v3_poprawiona” w pięciu różnych folderach na Dysku Google i nie masz pojęcia, która wersja jest tą aktualną. Znam to, bo sama tak pracowałam przez pierwsze miesiące, zwłaszcza gdy współpraca z klientem trwała już dłużej i plików przybywało szybciej, niż zdążyłam je porządkować.
Rozwiązanie, które sprawdziło się u mnie, to uporządkowana baza w Notion, czyli narzędziu, w którym pewnie sama już pracujesz. Dzięki wbudowanemu Notion AI mogę w ułamku sekundy przeszukać całą przestrzeń roboczą klienta, zadając pytanie wprost: „Z jakimi stawkami wysłaliśmy wczoraj ofertę do firmy X?” Zamiast przeklikiwać się przez podfoldery, dostaję odpowiedź od razu.
Czym to się różni od zwykłego ChatGPT
Zanim zaczęłam z tego korzystać, myślałam, że to to samo co wklejenie pytania do ChatGPT. Różnica jest jednak spora: ChatGPT działa w oderwaniu od Twoich plików, a Notion AI ma dostęp do kontekstu Twoich notatek i baz danych, więc odpowiada na pytania osadzone w realnej historii współpracy z danym klientem, a nie w ogólnej wiedzy o świecie. To różnica między „zapytaj kogoś, kto był na spotkaniu” a „zapytaj kogoś, kto nigdy w nim nie uczestniczył”.
Zanim zaczniesz wrzucać notatki i pliki klienta do narzędzi AI, sprawdź, o czym warto pamiętać, pracując z danymi klienta w Claude.
Jak AI pomaga w komunikacji z klientem, gdy wątek ma już 40 wiadomości
Wątek mailowy z klientem ma już 40 wiadomości, a Ty musisz znaleźć tę jedną, w której padła ostateczna decyzja o kolorze przycisku na landing page’u. Przewijasz, przewijasz i w końcu się poddajesz, i piszesz do klienta z pytaniem, na które już kiedyś odpowiedział. To jeden z tych momentów, które psują wrażenie profesjonalizmu, choć wynikają wyłącznie z przeciążenia informacją, nie z braku kompetencji. Sama parę razy w ten sposób zapytałam klienta o coś, co już dawno ustaliliśmy, i było mi głupio.
Odkąd wiem, że wystarczy jedno proste polecenie dla asystenta AI: „Podsumuj ten wątek mailowy w trzech punktach i wypisz ostateczne decyzje”, przestałam się w ogóle nad tym zastanawiać. To oszczędza naprawdę sporo czasu, zwłaszcza gdy prowadzisz kilka projektów jednocześnie i fizycznie nie masz jak pamiętać wszystkiego w głowie.
Mały szczegół, który robi dużą różnicę
Wirtualne zaplecze polega właśnie na zbudowaniu systemu, w którym nikt nie musi niczego pamiętać, bo informacje są zawsze pod ręką, niezależnie od tego, czy szuka ich klient, Ty, czy ktoś, kogo kiedyś wdrożysz do projektu.
Jeśli oprócz porządku w informacjach szukasz też sposobu na ogarnięcie kalendarza, przeczytaj 5 metod zarządzania czasem w pracy Business Managerki.
Klient, który widzi, że panujesz nad porządkiem informacyjnym w projekcie, zyskuje ogromny spokój. A za ten spokój chętnie przedłuża współpracę na kolejne miesiące, bo wie, że nic mu nie umknie i nic nie trzeba tłumaczyć dwa razy.
Jeśli tak jak ja dopiero uczysz się prowadzić kilka projektów klienckich naraz i czujesz, że utknęłaś na etapie gaszenia pożarów, zacznij od jednego z trzech narzędzi opisanych wyżej. Ja zaczęłam od transkrypcji spotkań, bo to akurat rozwiązywało mój największy ból i dopiero potem dołożyłam resztę. Wybierz to, co u Ciebie boli najbardziej, wdróż w jednym projekcie już w tym tygodniu i zobacz, ile czasu odzyskujesz.
Następny krok: system, który pracuje za Ciebie
Jeśli czujesz, że ten chaos informacyjny to dopiero początek i chcesz raz a dobrze ogarnąć system pracy z klientami, zapisz się na listę oczekujących na kurs Business Managerka.
Autorka
Marzena Osiecka
kursantka 2 edycji Business Managerki
