Poniedziałek. Siadasz do pracy wypoczęta, z listą zadań do zrobienia, włączasz laptopa i… dzieje się życie. Skrzynka mailowa pęka w szwach, komunikator płonie od powiadomień, odbierasz ten jeden ważny telefon od klientki. I Twój idealnie zaplanowany dzień pracy zaczyna się rozsypywać jak domek z kart. Brzmi znajomo?
Jeśli tak, to wiedz, że problem nie leży w Twojej organizacji. Jako business managerka zarządzasz kalendarzem i biznesami klientek, więc umiesz to robić. I wiesz już z naszego wpisu o tym, kim jest Business Managerka, że doskonała organizacja pracy to jedna z kluczowych umiejętności w tej roli. Umiejętne zarządzanie swoim czasem przekłada się na zwiększoną produktywność i zdolność radzenia sobie z goniącymi deadlinami. Jednak nawet dla dobrze zorganizowanej managerki zarządzanie czasem może okazać się niekiedy wyzwaniem.
Ostatnio pokazałyśmy Ci, jak zaplanować rok jako Business Managerka i spojrzeć na niego z szerszej perspektywy. Dziś pokażemy 5 sprawdzonych sposobów na zarządzanie czasem, z których na co dzień same korzystamy. I które mogą pomóc Ci zapanować nad wyzwaniami dnia codziennego.
Ustal priorytety, czyli matryca Eisenhowera
Żyjemy w czasach, kiedy wszystko wydaje się tak pilne, że miało być zrobione na wczoraj. Ale czy każde pilne zadanie jest ważne i strategiczne? Niekoniecznie. I klucz tkwi w tym, aby umieć je od siebie odróżnić.
Warto więc pochylić się nad nadawaniem priorytetów swoim zadaniom. W tym celu świetnie sprawdza się matryca Eisenhowera. Jej autorstwo przypisuje się byłemu prezydentowi USA, który powiedział kiedyś:
To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.
Na czym polega ta metoda? Swoje zadania przypisujesz do jednej z czterech kategorii (ćwiartek):
-
Pilne i ważne – sprawy, które są krytyczne i wymagają Twojej natychmiastowej reakcji, a jeśli ich nie wykonasz szybko, pojawią się realne konsekwencje.
-
Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później.
-
Pilne, ale nieważne – rzeczy, które możesz oddelegować (nawet do AI), bo nie wymagają Twojego poziomu odpowiedzialności.
-
Ani pilne, ani ważne – zajęcia do wyeliminowania z dnia pracy, tzw. pożeracze czasu.
(Przykładowe zadanie business managerki wpisane w matrycę Eisenhowera)
Ta metoda pomaga skupić się na zadaniach, które wpływają na Twoje cele długoterminowe. Poprawia produktywność, bo nie tracisz czasu na nieważne i niepilne rzeczy, które nie popychają Twojej pracy do przodu. Jeśli patrzysz na listę zadań i nie wiesz, gdzie lub jak powinnaś zacząć swój dzień, ta metoda będzie pomocna.
Zacznij od najtrudniejszego, czyli zjedz tę żabę
Ile razy zdarzyło Ci się, że wykonanie trudnego zadania odkładałaś w nieskończoność? Zrobiłaś kilkanaście innych rzeczy, ale to konkretne zadanie jakoś wciąż nie zostało zrealizowane. Na uniknięcie przesadnej prokrastynacji jest prosty sposób: metoda „zjedz tę żabę”.
Choć nazwa może wydawać się trochę przewrotna, to ta technika jest genialna w swojej prostocie: zaczynasz dzień od wykonania najważniejszego (i najtrudniejszego) zadania. Takiego, które jest najbardziej wymagające i z jakiegoś powodu odkładasz je ciągle na wieczne jutro. Dlaczego to działa? Bo rano masz najwięcej energii i przestrzeni na skupienie. A kiedy najtrudniejsze zadanie masz za sobą, reszta z automatu staje się łatwiejsza. I okazuje się, że nie taka żaba straszna, jak ją malują :).
Ta metoda redukuje prokrastynację i wzmacnia Twoją produktywność. Dzięki temu, że najtrudniejsze zadanie zrobisz jako pierwsze, wykonasz je w pełnym skupieniu i z dużymi pokładami energii. Jeśli w nieskończoność odkładasz rzeczy do zrobienia i ciągle przesuwasz je na później, ta metoda jest dla Ciebie.
25 minut w pełnym skupieniu, czyli metoda Pomodoro
Pracując jako business managerka, jesteś narażona na wszechobecne rozpraszacze: kolejny e-mail w skrzynce, kolejna wiadomość na komunikatorze czy kolejna zakładka w przeglądarce. I nagle zadanie, którego realizację miałaś zaplanowaną na 20 minut, przeciąga się do 2 godzin. A i tak nie masz poczucia, że zrobiłaś je należycie. Taka sytuacja nie musi być regułą, jeśli zastosujesz metodę Pomodoro. To nic innego jak praca w określonych blokach skupienia.
Nastawiasz stoper na 25 min i pracujesz. Bez rozpraszaczy. Po tym czasie robisz 5 minut przerwy i powtarzasz cykl. Po 4 cyklach następuje przerwa regeneracyjna (15-30 min). Ważne jest, abyś raz zaczęty cykl doprowadziła bez przerwy do końca. Dzięki temu łatwiej utrzymasz skupienie i zrealizujesz zadanie. Proste, prawda?
Technika ta poprawia koncentrację i ogranicza rozpraszacze uwagi. Zastosuj metodę Pomodoro, gdy masz problem z pracą w skupieniu nad konkretnym zadaniem.
Zrób to od razu, czyli zasada 2 minut
Business managerka pracuje nad przeróżnymi zadaniami. Jedne z nich są bardziej czasochłonne, inne mniej. Są też takie, których wykonanie zajmuje nie więcej niż 2 minuty. Jak twierdzi David Allen, twórca tej metody, takie rzeczy najlepiej robić od razu.
Idea zasady 2 minut jest banalna: jeśli coś zajmie Ci maksymalnie 120 sekund, to zrób to od razu. Nie za chwilę. Nie po stworzeniu jeszcze jednego posta. Teraz.
Dzięki temu unikniesz kumulacji drobnych zadań i zredukujesz stres. Chyba zgodzisz się z nami, że nie ma nic bardziej przygnębiającego niż niekończąca się lista zadań do zrobienia ;).
Skup się na tym, co ważne, czyli zasada Pareto
Wiemy, że w pracy business managerki lista zadań do wykonania potrafi być naprawdę długa. W natłoku obowiązków łatwo się pogubić i poświęcić zbyt dużo czasu na zadania, które realnie mają niewielki wpływ na rozwój biznesu Twoich klientek. W takich chwilach przy planowaniu pracy można kierować się zasadą Pareto, która mówi, że 20% działań odpowiada za 80% efektów. Oznacza to, że niewielka część wykonywanych zadań realnie przynosi największe rezultaty dla biznesu Twoich klientek.
Jeśli pracujesz nad działaniami marketingowymi, to 20% z nich będzie generować większość wyników. Jeśli kierujesz projektem, to niewielka część podjętych decyzji realnie wpłynie na postęp prac. Dlatego warto skupić się na tych 20% zadań, które generują największe efekty.
Ta metoda pomoże Ci skoncentrować się na tych rzeczach, które naprawdę mają znaczenie.
Podsumowanie
Przedstawione w tym artykule metody sprawdzają się u nas. Pamiętaj, że nie musisz od razu próbować wdrożyć ich wszystkich naraz. Pomyśl, która z nich najbardziej może sprawdzić się u Ciebie, przetestuj ją i zobacz, jak pomaga Ci w porządkowaniu dnia pracy. Jeśli znasz inne techniki zarządzania czasem, daj nam znać, chętnie je poznamy!
Te metody to jeden z elementów codziennej pracy Business Managerki.
Jeśli chcesz nauczyć się układać sobie i swoim klientkom cały system pracy, od priorytetów po narzędzia i procesy, dołącz do listy oczekujących na kolejną edycję kursu Business Managerki, a damy Ci znać, kiedy ruszają zapisy.
