Klient zgodził się na wysłanie oferty i czujesz, że coś drgnęło. Teraz zaczyna się ta część, której wiele wirtualnych asystentek się boi, bo nagle okazuje się, że samo napisanie oferty to dopiero połowa roboty. Trzeba ją dobrze przygotować, dobrze wysłać i wiedzieć, co robić, kiedy klient milczy albo zaczyna kręcić nosem na cenę. W tym wpisie przejdziemy przez cały ten proces krok po kroku, żebyś wiedziała, co robić i czego nie robić.
Co powinna zawierać dobra oferta dla klienta
Zacznijmy od samego dokumentu. Dobra oferta to taka, którą klient otwiera i w ciągu minuty rozumie, z kim ma do czynienia, co dostanie i ile to kosztuje. Brzmi prosto, ale większość ofert tego warunku nie spełnia, bo są albo za długie i przegadane, albo zbyt ogólne, żeby cokolwiek wyjaśnić.
Oferta musi odpowiadać na trzy pytania: jak ze mną pracujesz, ile to kosztuje i co z tego masz. Opis procesu współpracy sprawia, że klient wie, czego się spodziewać, a przejrzysta stawka eliminuje niepotrzebne negocjacje na starcie. Do tego warto pokazać konkretne efekty, które jesteś w stanie dowieść, czyli opinie, case study z portfolio, liczby. Jeśli Twoja klientka zaczęła regularnie wychodzić z pracy o 17:00, bo przejęłaś jej skrzynkę i kalendarz, to właśnie o tym pisz.
Jedna rzecz jest absolutnie niezbędna: czytelność. Żadnych ścian tekstu, żadnych slajdów z dwudziestoma punktami do przeczytania. Klient nie będzie studiował Twojej oferty przy kawie. Przeskanuje ją wzrokiem i albo poczuje, że to jest dla niego, albo zamknie plik.
Coś, co naprawdę robi różnicę, to pokazanie, że odrobiłaś pracę domową. Jeśli zdążyłaś zerknąć na jego social media, stronę czy sposób komunikacji z odbiorcami i widzisz już jakiś obszar, który można usprawnić, napisz o tym wprost. Jedno konkretne spostrzeżenie w stylu „widzę, że Twoje posty wychodzą nieregularnie i mogę to zorganizować” działa lepiej niż trzy strony opisu Twoich kompetencji. Klient widzi, że go rozumiesz, a nie że wysłałaś tę samą ofertę do trzydziestu osób.
Wiadomość, w której wysyłasz ofertę, liczy się tak samo jak sam dokument
Tu popełnia błąd wiele osób: wysyłają PDF i piszą tylko „w załączeniu przesyłam ofertę”. To nie wystarczy. Wiadomość, w której wysyłasz ofertę, powinna zawierać najważniejsze korzyści ze współpracy napisane wprost, bo część klientów przeczyta tylko maila i dopiero potem (albo wcale) zajrzy do pliku.
Warto też w tej wiadomości zamieścić wspomniane wyżej spostrzeżenie dotyczące konkretnej rzeczy, którą widzisz w ich biznesie. Pokaż, że rozumiesz ich branżę i że oferta, którą wysyłasz, powstała z myślą o nich, a nie jest szablonem skopiowanym z internetu.
Jeśli masz portfolio albo coś, co możesz pokazać jako próbkę swojej pracy, to dobry moment, żeby to dołączyć lub zlinkować. Nie wszyscy klienci proszą o portfolio z wyprzedzeniem, ale większość docenia, kiedy sami je dostaną.
Follow-up, czyli dlaczego warto pisać przypomnienia bez poczucia winy
Wysłałaś ofertę i cisza. Mija tydzień. Zaczynasz się zastanawiać, czy w ogóle ją przeczytał. I tu wiele asystentek odpuszcza, bo boi się, że będzie nachalna.
Ile follow-upów wysłać i w jakich odstępach
Żeby to rozwiać od razu: dwa-trzy follow-upy są zupełnie w porządku. Klienci mają pełne skrzynki i dziesiątki innych spraw na głowie, Twoja wiadomość po prostu gdzieś utonęła. Przypomnienie się nie jest natręctwem, jest profesjonalizmem.
Co napisać, gdy klient nadal nie odpowiada
Ważne, żeby każdy follow-up wnosił coś nowego, a nie był tylko powtórką pytania „czy miała Pani czas zapoznać się z ofertą”. Zamiast tego możesz odnieść się do czegoś konkretnego, na przykład nowego posta klientki, który właśnie wyszedł, i w naturalny sposób nawiązać do tego, jak mogłabyś pomóc właśnie w takich treściach. Albo dodać krótką informację, której w ofercie nie było, a która może rozwiać wątpliwość. Po czterech-pięciu kontaktach bez odpowiedzi możesz wysłać tzw. wiadomość zamykającą, w której dajesz znać, że rozumiesz, że to może nie jest dobry moment, i zostawiasz drzwi otwarte. Często właśnie taka wiadomość wywołuje odpowiedź.
Obiekcje klienta to sygnał, nie odmowa
Klient mówi, że musi się zastanowić, że cena jest za wysoka albo że teraz nie ma budżetu. To nie jest koniec rozmowy, a raczej początek jej trudniejszej części.
Co zrobić, gdy klient prosi o więcej czasu
Kiedy klient mówi, że potrzebuje więcej czasu, zazwyczaj potrzebuje więcej informacji lub kontekstu. Warto zapytać wprost, co budzi wątpliwości i proaktywnie coś doprecyzować, zamiast czekać na kolejny znak życia.
Jak reagować na obiekcję cenową bez obniżania stawki
Jeśli obiekcją jest cena, nie schodź ze stawki. Powtórzę to jeszcze raz, bo to jeden z tych błędów, który naprawdę kosztuje. Zamiast obniżać cenę, możesz zaproponować okrojony zakres usług, żeby zmieścić się w budżecie klienta. Na przykład zamiast pełnego zarządzania social mediami możesz zacząć od samego planowania treści. To uczciwe rozwiązanie, które szanuje zarówno budżet klienta, jak i Twój czas i wartość pracy. Oczywiście każda sytuacja jest inna i trzeba to oceniać w kontekście konkretnej współpracy, ale zasada jest taka: obniżanie stawki z lęku przed odmową to zły sygnał dla klienta i zły precedens dla Ciebie.
Odmowa jest częścią procesu i warto o tym pamiętać
Powiem Ci wprost: chcieć być Business Managerką i bać się odmowy to trochę tak, jak chcieć przebiec maraton i bać się zmęczenia. Odmowy są wpisane w ten zawód i im więcej ich usłyszysz, tym lepiej rozumiesz rynek, swoją ofertę i to, do kogo tak naprawdę chcesz trafiać.
Każda odmowa to też okazja do nauki. Możesz poprosić klienta o krótki feedback, dlaczego zdecydował się inaczej, i te informacje naprawdę pomagają ulepszać kolejne oferty.
Natomiast osoby, które mówią „nie teraz, ale może za kilka miesięcy”, zasługują na osobną kategorię w Twoich notatkach. Zrób sobie listę takich kontaktów i zaznacz, kiedy do nich wrócić. Za trzy miesiące wyślij krótką wiadomość z przypomnieniem o sobie. Część z tych osób rzeczywiście będzie już gotowa.
Podsumowanie
Dobra oferta dla klienta to czytelny dokument, który pokazuje, jak pracujesz, ile kosztuje współpraca i jakie efekty możesz dostarczyć, a wiadomość, w której ją wysyłasz, powinna zawierać najważniejsze korzyści i coś osobistego, co pokazuje, że znasz biznes klienta. Follow-upy są normalne i potrzebne, obiekcji nie należy się bać, a odmowy są częścią procesu, nie jego końcem. A kiedy klient w końcu odpowie „tak” na Twoją ofertę, sprawdź, jak przeprowadzić onboarding krok po kroku, żeby dobrze zacząć współpracę.
Jeśli chcesz mieć gotową ofertę, która działa, i wiedzieć dokładnie, jak przeprowadzić cały ten proces od pierwszej rozmowy do podpisania współpracy, cały moduł o ofertowaniu znajdziesz w Kursie Business Managerki. Tam omawiamy to krok po kroku, z szablonami i przykładami.
Oferta to podstawowe narzędzie pozyskiwania klientów w pracy Business Managerki
Jeśli chcesz nauczyć się tworzyć skuteczną ofertę, dołącz do listy oczekujących na kolejną edycję kursu Business Managerki, a damy Ci znać, kiedy ruszają zapisy.
Autorka
Joanna Dąbek
współtwórczyni projektu Business Managerka
